Tipp der Woche

// Der Tipp, welchen du direkt umsetzen kannst und der dich damit in Deiner Produktivität oder deinen Finanzen weiterbringt:

Der 5-Minuten-Prozess: Dokumentieren, während du arbeitest

Warum dein Prozesshandbuch nie fertig wird – und wie du es trotzdem bekommst.

Du weißt, dass du Prozesse dokumentieren solltest.

Du hast es sogar schon versucht. Vielleicht liegt irgendwo ein Dokument mit dem Titel „Prozesse“, in dem drei Punkte stehen. Der letzte Eintrag ist aus dem Frühjahr.

Der Grund ist simpel: Du hast es als eigene Aufgabe geplant. Und Dokumentation ist die erste Aufgabe, die rausfliegt, wenn die Woche eng wird. Sie ist nie dringend. Sie wird nie dringend. Bis zu dem Tag, an dem du jemanden einarbeiten willst – oder ausfällst.

Unser Learning: Prozessdokumentation scheitert nicht an Disziplin. Sie scheitert daran, dass sie als separater Termin gedacht wird.

Die Lösung: Du dokumentierst nicht danach. Du dokumentierst währenddessen.

1. Bildschirmaufnahme statt Fließtext
Das nächste Mal, wenn du eine wiederkehrende Aufgabe erledigst – Rechnung schreiben, Angebot rausschicken, Monatsabschluss vorbereiten – drückst du vorher auf Aufnahme. Loom, Threadit oder die eingebaute Aufnahme deines Betriebssystems, das ist egal.

Dann machst du die Aufgabe. Wie immer. Und sprichst dabei laut mit, was du tust und warum.

Zusatzaufwand: die fünf Sekunden für den Klick auf Aufnahme.

2. Sprechen statt schreiben
Ein geschriebener Prozess kostet dich 40 Minuten und ist beim ersten Tool-Update veraltet. Ein gesprochenes Video kostet dich exakt die Zeit, die die Aufgabe ohnehin dauert.

Und es transportiert etwas, das kein Handbuch schafft: die Begründungen. Warum du bei diesem Kunden anders vorgehst. Woran du merkst, dass etwas schiefläuft. Das sind genau die Dinge, die in jedem geschriebenen Prozess fehlen – und genau die, an denen eine neue Assistenz scheitert.

3. Ein Ordner, eine Namenskonvention
Ein Ordner namens „Wie wir Dinge tun“. Dateinamen immer nach demselben Muster: Was gemacht wird, nicht wie es heißt. Also „Rechnung an B2B-Kunden stellen“ statt „sevDesk“.

Nach zwölf Wochen hast du zwölf Videos. Das ist dein Handbuch. Du hast es nie geschrieben.

4. Die KI macht den Text daraus
Wenn du doch eine schriftliche Version brauchst: Transkript in Claude oder ChatGPT, „Mach daraus eine nummerierte Schritt-für-Schritt-Anleitung“. Zwei Minuten. Aber erst dann, wenn du sie wirklich brauchst – nicht auf Vorrat.

Unser System für dich: Nicht alle Prozesse auf einmal. Eine Regel: Jede Aufgabe, die du zum dritten Mal machst, wird beim dritten Mal aufgezeichnet. Dreimal heißt, sie kommt wieder. Und was wiederkommt, ist irgendwann delegierbar.

Unsere Challenge für diese Woche: Wähle die eine Aufgabe, bei der du dir am häufigsten denkst „das könnte eigentlich auch jemand anderes machen“. Nimm sie beim nächsten Mal auf. Ein Video. Das ist Woche eins von zwölf.

Content-Tipps

// Das Must-Read, die Idee, oder der Link, welcher uns diese Woche aufgefallen und hängengeblieben ist.

„The E-Myth Revisited“ – Michael E. Gerber

// Der Klassiker über den Unterschied zwischen Arbeiten im und Arbeiten am Unternehmen.

Gerbers These ist über 30 Jahre alt und trifft heute härter als je zuvor: Die meisten Selbstständigen sind keine Unternehmer. Sie sind Fachkräfte, die einen Anfall von Selbstständigkeit hatten.

Der beste Bäcker eröffnet eine Bäckerei – und stellt fest, dass er ab sofort nicht mehr backt, sondern Buchhaltung, Personal und Marketing macht. Und zwar alles gleichzeitig und alles schlecht.

Warum wir dieses Buch empfehlen:

• Die drei Rollen: In jedem Selbstständigen stecken der Fachmann, der Manager und der Unternehmer. Die meisten lassen den Fachmann 90 % der Zeit bestimmen – und wundern sich, dass nichts wächst.
• Das Franchise-Denken: Gerbers zentrale Frage lautet: Könntest du dein Unternehmen 5.000 Mal kopieren? Nicht weil du das vorhast, sondern weil die Frage dich zwingt, jeden Ablauf so zu bauen, dass er ohne dich funktioniert. Genau das tut die Bildschirmaufnahme aus dem Tipp oben.
• Systeme statt Menschen: Nicht „ich brauche bessere Leute“, sondern „ich brauche bessere Abläufe, in denen normale Leute gut arbeiten können“.

Fazit: Wenn „Built to Sell“ aus Ausgabe #021 dir die Frage gestellt hat, dann gibt Gerber die Anleitung dazu. Ein Buch, das man alle zwei Jahre nochmal lesen sollte.

Link: Hier geht’s zum Buch

Build in Public

// Unsere persönlichen Erfolge, Fehler und Learnings aus diesem Unternehmen der letzten Woche.

Sie ist da: Unsere neue Assistenz ist in der Einarbeitung

// Warum der Tipp dieser Woche bei uns kein theoretischer ist.

Seit Ausgabe #018 haben wir gesucht. In #021 mussten wir zugeben, dass wir gar nichts zu übergeben hatten – kein Dokument, keine Prozesse, alles in unseren Köpfen.

Beides ist jetzt gelöst: Wir haben eine neue Assistenz gefunden, und sie ist gerade in der Einarbeitung.

Genau deshalb steht der Tipp oben in dieser Ausgabe. Wir schreiben ihn nicht aus der Theorie, wir machen das gerade jeden Tag: Jede Aufgabe, die wir übergeben, wird einmal aufgezeichnet – während wir sie das letzte Mal selbst erledigen. Kein Handbuch, keine Extra-Session. Einfach mitlaufen lassen und dabei erklären.

Der spürbarste Effekt kam schneller als gedacht, und es war nicht der, den wir erwartet hatten. Wir haben noch kaum Stunden gespart – Einarbeitung kostet in den ersten Wochen mehr Zeit, als sie zurückgibt. Was wir stattdessen sofort zurückbekommen haben, ist Planbarkeit. Zum ersten Mal seit Monaten können wir wieder vorausplanen und Dinge terminieren, statt sie abzuarbeiten.

Unser Learning: Delegieren schafft nicht sofort Zeit. Es schafft sofort Vorlauf. Und Vorlauf ist der Rohstoff, aus dem später die Zeit entsteht.

Der Status Quo unserer Zahlen:

• Subscriber: 51
• Ziel 2026: 10.000 Abonnenten
• Öffnungsrate: 78 %

Wir lesen uns nächste Woche.

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