Tipp der Woche

// Der Tipp, welchen du direkt umsetzen kannst und der dich damit in Deiner Produktivität oder deinen Finanzen weiterbringt:

Der Notfall-Ordner: Was passiert, wenn du morgen vier Wochen ausfällst?

Dein Unternehmen hat einen Single Point of Failure. Und der bist du.

Du hast eine Betriebshaftpflicht. Vielleicht sogar eine Berufsunfähigkeitsversicherung. Beide zahlen Geld, wenn etwas passiert.

Was du wahrscheinlich nicht hast: irgendetwas, das dein Unternehmen die nächsten vier Wochen am Laufen hält, wenn du morgen früh mit gebrochenem Bein im Krankenhaus liegst.

Kein Mensch kommt an dein Postfach. Niemand weiß, welche Rechnung nächste Woche raus muss. Niemand kennt die Kündigungsfrist deines wichtigsten Vertrags. Und keiner deiner Kunden erfährt, warum sich seit zehn Tagen niemand meldet.

Das ist kein Versicherungsthema. Das ist ein Dokumentationsthema – und es kostet dich 45 Minuten.

1. Zugänge: Ein Passwort-Manager mit Notfallzugriff
Fast jeder gute Passwort-Manager hat eine Notfallkontakt-Funktion: Eine Vertrauensperson beantragt Zugriff, du hast X Tage Zeit zu widersprechen, danach wird freigegeben. Reagierst du nicht – weil du nicht kannst – bekommt sie Zugriff.

Das ist der wichtigste Schritt und der schnellste. Fünf Minuten in den Einstellungen.

2. Das Übergabe-Dokument: Ein Dokument, vier Überschriften
Nicht schön, nicht vollständig, einfach vorhanden:

• Laufende Verträge – was, bei wem, wie lange, welche Kündigungsfrist
• Menschen – Steuerberater, Bank, Versicherung, IT, Vermieter, mit Telefonnummer
• Wiederkehrende Aufgaben – was passiert jeden Monat automatisch, was mache nur ich
• Wo liegt was – Buchhaltung, Verträge, Kundendaten

3. Die Kundenliste: Wer wird wann informiert?
Der Teil, an dem es in der Praxis scheitert. Nicht der Ausfall schadet der Beziehung, sondern das Schweigen. Schreib auf, welche drei bis fünf Kunden innerhalb von 48 Stunden eine Nachricht brauchen – und wer sie schickt.

4. Die rechtliche Ebene: Vollmachten
Bankvollmacht und Vorsorgevollmacht sind bei Einzelunternehmern und kleinen GmbHs oft schlicht nicht geregelt. Ohne sie kann selbst dein Ehepartner keine Rechnung bezahlen. Das ist kein Schritt für heute Nachmittag – aber einer für das nächste Gespräch mit Steuerberater oder Anwalt.

Niemand macht das gern. Deshalb macht es fast niemand.

Deine Challenge für diese Woche:
Leg heute ein Dokument an. Nenn es „Notfall“. Schreib vier Überschriften rein und füll die erste Zeile unter jeder aus. Mehr nicht. Ein zu 20 % gefüllter Notfall-Ordner ist unendlich viel mehr wert als ein perfekter, den du nie anfängst.

Content-Tipps

// Das Must-Read, die Idee, oder der Link, welcher uns diese Woche aufgefallen und hängengeblieben ist.

„Built to Sell“ – John Warrillow

// Der Härtetest für jedes Unternehmen: Läuft es auch ohne dich?

Der Titel führt in die Irre. Es geht nicht darum, dein Unternehmen zu verkaufen – es geht um die Frage, ob du es könntest. Und die Antwort auf diese Frage sagt dir mehr über deinen Alltag als jede Umsatzzahl.

Warrillow erzählt die Geschichte einer Agentur, deren Inhaber irgendwann merkt: Sein Unternehmen ist wertlos, weil es zu 100 % aus ihm besteht. Jeder Kunde will ihn. Jede Entscheidung läuft über ihn. Er hat sich keinen Betrieb gebaut, sondern einen sehr fordernden Arbeitsplatz.

Warum wir dieses Buch feiern:

• Der Abhängigkeits-Test: Wenn du zwei Monate ausfällst und das Geschäft bricht ein – dann besitzt du kein Unternehmen, sondern einen Job mit unbegrenzten Überstunden.
• Prozess vor Person: Warrillow zeigt, wie man Leistungen so standardisiert, dass sie übergebbar werden. Nicht alles muss delegierbar sein – aber du musst wissen, was es ist.
• Als Roman erzählt: Kein Ratgeber-Bulletpoint-Gewitter. Eine Geschichte, die man an einem Nachmittag durchliest und danach anders auf den eigenen Kalender schaut.

Fazit: Der Notfall-Ordner ist die 45-Minuten-Version dieses Buchs. Wenn du wissen willst, wie die Vollversion aussieht – hier lang.

Link: Hier geht’s zum Buch

Build in Public

// Unsere persönlichen Erfolge, Fehler und Learnings aus diesem Unternehmen der letzten Woche.

Wir suchen eine neue Assistenz – und merken gerade, dass wir gar nichts übergeben können

// Warum dieser Newsletter aus einem eigenen Problem entstanden ist.

In Ausgabe #018 haben wir geschrieben, dass unsere virtuelle Assistenz gegangen ist und wir eine neue suchen. Was wir damals nicht auf dem Schirm hatten: Der schwierigste Teil ist nicht das Finden. Es ist die Übergabe.

Denn beim Vorbereiten des Onboardings ist uns aufgefallen – es gibt nichts zu übergeben. Kein Dokument, in dem steht, welche Tools wir nutzen, wer worauf Zugriff hat, welche Aufgaben monatlich wiederkehren. Das alles liegt in unseren Köpfen und in verstreuten Chats.

Und genau in dem Moment fiel der Groschen: Was wir da gerade schmerzhaft für eine Assistenz zusammensuchen, ist exakt der Notfall-Ordner aus dem Tipp dieser Woche. Dasselbe Dokument. Nur ein anderer Anlass.

Unser Learning: Ein Unternehmen, das man nicht übergeben kann, kann man auch nicht verlassen – weder für vier Wochen Krankheit noch für zwei Wochen Urlaub. Wir dachten, wir hätten ein Recruiting-Problem. Wir haben ein Dokumentationsproblem.

Wir sitzen also gerade selbst an unserem eigenen Notfall-Ordner. Und ja, es ist genau so unangenehm, wie wir es oben beschrieben haben.

Der Status Quo unserer Zahlen:

• Subscriber: 46
• Ziel 2026: 10.000 Abonnenten
• Öffnungsrate: 68 % (Ausgabe #020 – der Betreff hat wohl wieder nicht gezündet, daran arbeiten wir)

Wir lesen uns nächste Woche.

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